Как организовать режим работы удаленного сотрудника
9 октября 2023
Прочитали уже:
144 человека
Что считается удаленной работой
При дистанционном формате сотрудник выполняет свои обязанности вне стационарного рабочего места, а с руководством и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работнику не обязательно находиться дома за компьютером, работу можно выполнять даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.
Удалённая работа бывает следующих видов:
— Постоянная — работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.
— Временная — офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.
— Периодическая — удаленка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.
— Временная в опасной ситуации — всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.
Как оформить удалённую работу
— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удаленный формат;
— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удаленке договорились уже в процессе работы;
— приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.
Как оформить нового сотрудника
При приеме на удаленку с работником заключают трудовой договор, в котором оговаривают:
— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо;
— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает, когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;
— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Также важны сроки: например, стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;
— Порядок вызова в офис — например, работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:
— Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.
— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.
Как обмениваться документами
При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.
— По почте
В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении.
1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — еще справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приеме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.
— Через интернет
Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота.
Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трех дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.
Как перевести уже работающего сотрудника на удаленку в обычное время
Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удаленщика.
Как перевести работника на дистант в опасной ситуации
Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определенного процента штата на дистант. В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет. Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже.
Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.
В приказе о переводе на дистант надо написать:
— что за опасная ситуация;
— список работников, переводимых на дистант;
— срок перевода — до момента окончания обстоятельств;
— порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;
— режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчетов.
Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.
Удаленщики из других городов и командировки
Если работник живет в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1.
Если удаленный работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.
Чтобы не вникать во все особенности оформления удаленного сотрудника, вы можете обратиться к профессионалам. Эксперты по кадровому учету компании Смарт Консалтинг подробно вас проконсультируют и помогут грамотно оформить все необходимые документы.
При дистанционном формате сотрудник выполняет свои обязанности вне стационарного рабочего места, а с руководством и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работнику не обязательно находиться дома за компьютером, работу можно выполнять даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.
Удалённая работа бывает следующих видов:
— Постоянная — работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.
— Временная — офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.
— Периодическая — удаленка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.
— Временная в опасной ситуации — всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.
Как оформить удалённую работу
— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удаленный формат;
— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удаленке договорились уже в процессе работы;
— приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.
Как оформить нового сотрудника
При приеме на удаленку с работником заключают трудовой договор, в котором оговаривают:
— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо;
— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает, когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;
— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Также важны сроки: например, стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;
— Порядок вызова в офис — например, работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:
— Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.
— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.
Как обмениваться документами
При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.
— По почте
В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении.
1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — еще справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приеме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.
— Через интернет
Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота.
Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трех дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.
Как перевести уже работающего сотрудника на удаленку в обычное время
Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удаленщика.
Как перевести работника на дистант в опасной ситуации
Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определенного процента штата на дистант. В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет. Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже.
Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.
В приказе о переводе на дистант надо написать:
— что за опасная ситуация;
— список работников, переводимых на дистант;
— срок перевода — до момента окончания обстоятельств;
— порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;
— режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчетов.
Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.
Удаленщики из других городов и командировки
Если работник живет в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1.
Если удаленный работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.
Чтобы не вникать во все особенности оформления удаленного сотрудника, вы можете обратиться к профессионалам. Эксперты по кадровому учету компании Смарт Консалтинг подробно вас проконсультируют и помогут грамотно оформить все необходимые документы.
