Электронный архив технической документации в жилой недвижимости на базе 1С. ЭДО

Решение автоматизировать систему ведения проектной документации, продиктовано необходимостью оптимизировать физический архив и исключить бумажные носители. В том числе полностью уходит необходимость организации и эксплуатации помещений для архивирования большого объема проектной документации девелопера федерального уровня.

Ведение и обязательный архив объемной документации, на бумажном носителе представляет собой риски и потери, а именно: длительный процесс согласования и передачи, утеря документации; необходимость наличия помещения для хранения и обеспечения сохранности архива; отсутствие оперативного доступа к информации; ограниченный срок хранения документации для информационно-справочных целей.

Отсутствует единая среда для коммуникаций участников процесса; обмена и хранения проектной документации.

Автоматизирование ведение проектной документации для передачи в архив с соблюдением следующих критериев:

 - ускорить процесс согласования и подписания документации;
 - обеспечить доступность документов на всем жизненном цикле;
 - обмен информацией в форме электронных документов;
 - обеспечить защищенность документации, снизить риски потери документов;
 - создать юридически значимый электронный архив;
 - бюджетный вариант и привычный интерфейс.

 - Расходы на распечатку, фальцовку и папки = 150 листов * 15 проектов * 50 руб/л. + 50 руб. * 15 папок = 113 250 руб./ 1 экземпляр проекта
 - Трудозатраты ГИПа на подписание документов =  3000 листов * 0,5 мин / 60 = 25ч. / 1 экземпляр проекта
 - Трудозатраты инженера на штамповку = 3 000 листов * 0,2 / 60 = 10ч. / 1 экземпляр проекта
 - Трудозатраты архивариуса на проверку, оформление и сортировку документации = 3 000 листов * 2 мин / 60 = 100ч. / 1 экземпляр проекта
 - Трудозатраты на поиск документации = 15 мин * 40 документов / 60 = 10ч. /месяц


 - Экономия на аренде – площадь 10 кв. м. (даже при вертикальном хранении) на 1 год
 - Исключение примерно 3,5 тн бумаги из архива, подлежащего хранению 5 лет
 - Удаление источника и сборника типографской пыли
 - Трудозатраты архивариуса на проверку, оформление и сортировку документации = 3 000 листов * 2 мин / 60 = 100ч. / 1 экземпляр проекта
 - Нет необходимости в утилизации устаревшего архива.

                          

          

 - Сокращение количества физического места для архивирования документации около 10 кв.м. для хранения 1 года;
 - Повышение вероятности быстрее выйти на строительство за счет сокращения времени на согласование;
 - Обеспечение пользователей актуальными и достоверными данными, оповещение о изменениях;
 - Повышение скорости принятия решения о возможных изменениях в проектной документации;
 - Надежное хранение за счет разграничения прав доступа и стандартных технологий резервного копирования;
 - Неограниченное время хранения документов и чертежей в неизменном виде;
 - Разработаны категории распределения заявок.

Данный проект- только часть того, что можно автоматизировать в документообороте архива, чтобы минимизировать использование бумаги и ускорить процесс поиска документов. Команда с этим справилась, и продолжает развивать проект дальше.