Какие документы проверяются при кадровом аудите?
Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. Разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.
Обязательные документы для проверки
Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.
Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».
К обязательным документам для аудита относятся следующие:
— Устав организации
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Локальные нормативные акты по работе с персональными данными
— Трудовой договор
— Штатное расписание
— График отпусков
— Табель учёта рабочего времени
— График сменности
— Инструкции по охране труда
— Расчётный листок
— Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках
— Уведомления от работодателя
— Приказы работодателя
— Трудовая книжка
— Книги по трудовым книжкам
— Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов
Необязательные документы для проверки
Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.
К факультативным относятся следующие документы:
— Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
— Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
— Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
— Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
— Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.
Как оформить результаты кадрового аудита
Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.
Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проверка придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.
Ошибки, допускаемые при проведении кадрового аудита
— Неполное рассмотрение материалов (отсутствует просмотр всех кадровых документов и их соответствие фактической картине).
— Недостаточный профессионализм аудиторов. Это может стать причиной упущения нарушений.
— Отсутствие полного или точного документирования результатов анализа. Из-за этого не все найденные проблемы будут устранены в дальнейшем.
— После проведения аудита заказчик и его команда не получили полного понимания серьезности проблем и потенциальных рисков, а также отсутствует документированный план по устранению проблем и рекомендации специалистов.
